Chapter 6: Fraud Prevention (Pencegahan Tindak Kecurangan)

Nama  : Agustin Pratiwi Ayu Putri

NIM    : C1C015099

CHAPTER 6

FRAUD PREVENTION

PENCEGAHAN TINDAK KECURANGAN

Sumber buku: Fraud Accounting and Forensic Accounting (Fourth Edition) oleh Tommie W. Singleton dan Aaron J. Singleton

A.    Pencegahan

Mencegah kecurangan dapat dilakukan dengan melihat dan mengubah budaya perusahaan jika diperlukan. Beberapa kegiatan dan sikap dapat membantu dalam mencapai tujuan ini.

1.      Struktur Tata Kelola Perusahaan

Berdasarkan penelitian 72% kasus yang telah diidentifikasi chief executive officer (CEO), dan 43% chief financial officer (CFO) terlibat dalam penipuan. Selain itu, menurut Wheel, Deal, dan Steal sebagian besar dewan diketuai oleh mantan CEO atau CEO saat ini. Hal ini menimbulkan kelemahan sebagai berikut:

a.       Anggota dewan yang tidak independen

b.      Anggota dewan didominasi oleh orang dalam

c.       Anggota dewan dengan kepemilikan ekuitas yang signifikan

d.      Anggota dewan yang tidak berpengalaman

e.       Anggota dewan dan komite audit tidak saling berkoordinasi

f.        Anggota komite audit memiliki pengetahuan yang tidak memadaoi akan audit

g.      Tidak ada komite audit

h.      Komite audit tidak bertemu

i.        Para eksekutif puncak terlibat dalam penipuan

SOX mengatasi masalah ini dengan membutuhkan lebih banyak kemandirian dan keahlian, serta sejumlah kegiatan lain yang berhubungan dengan tata kelola perusahaan yang baik. SOX merekomendasikan tingkat interaksi yang tinggi antara komite audit dengan auditor internal dan keuangan. Singkatnya, tata kelola perusahaan yang baik mencakup anggota dewan yang aktif, berkualitas, dan independen dan terutama komite audit.

2.      Pola Organisasi

Terlepas dari struktur tata kelola perusahaan, gaya manajemen menentukan pola perusahaan. Hal ini masih menjadi kunci untuk mencegah penipuan. Jika seseorang meninjau skandal besar beberapa tahun terakhir, di hampir setiap kasus, seorang eksekutif dilibatkan. Eksekutif itu biasanya tidak mempercayai orang dan menyimpan sebanyak mungkin urusan keuangan yang disekresikan dari auditor. Jika manajer kunci, dan dewan direksi terus berbicara mengenai masalah kecurangan dan mendorong semua orang untuk mencegah ataupun mendeteksi tindakan tersebut, maka perusahaan tersebut pada akhirnya akan mengembangkan budaya anti kecurangan.

3.      Tujuan Keuangan Realistis

Unsur penyebab kecurangan lainnya yaitu tujuan yang terlalu optimis. Hampir setiap tujuan dan strategi berfokus pada perolehan laba. Jika para pemimpin perusahaan dapat menghindari penetapan tujuan keuangan yang tidak realistis, maka akan ada sedikit tekanan pada eksekutif untuk mengambil jalan pintas untuk mencapai tujuan keuangan tersebut. Menyeimbangkan tujuan tersebut dengan dampak negatif yang mungkin mereka miliki adalah tugas yang sulit. Salah satu penyebab dari penipuan adalah motivasi dan tujuan. Manajemen selalu dapat mengesampingkan kontrol sehingga menimbulkan penyebab lain, yaitu adanya kesempatan.

4.      Kebijakan dan Prosedur

Kebijakan menentukan tujuan dan prinsip, sedangkan prosedur menentukan tindakan yang diambil untuk meraih tujuan. Kebijakan dan prosedur mendokumentasikan tindakan dan transaksi yang tidak etis, serta bagaimana pelanggaran akan diatasi. Jadi untuk mencegah tindak kecurangan diperlukan kebijakan dan prosedur yang dibuat dengan hati-hati. SOX pada dasarnya mewajibkan perusahaan publik untuk memiliki kebijakan etika. Suatu entitas dalam mencegah kecurangan harus memiliki kebijakan dan prosedur sebagai berikut:

a.       Tentukan tindak kecurangan

b.      Jelaskan publikasi dan mengkomunikasikan kebijakan

c.       Jelaskan implementasi kontrol tersebut

d.      Jelaskan tindakan yang harus dilakukan

e.       Jelaskan langkah-langkah audit kecurangan

f.        Jelaskan pengujian kontrol anti kecurangan

g.      Menetapkan kebijakan dan prosedur investigasi

h.      Jelaskan tindakan yang diambil dalam audit kecurangan

i.        Jelaskan analisis bukti

j.        Jelaskan resolusi untuk tindak kecurangan

k.      Jelaskan prosedur pelaporan

Tetapi penciptaan etika tertulis atau kebijakan penipuan tidaklah cukup. Sistem yang efektif termasuk sarana untuk mengkomunikasikan kebijakan melibatkan semua orang. Entitas harus mempertimbangkan elemen manusia dari budaya organisasi. Membangun budaya anti penipuan yang sesuai dengan orang-orang, operasi bisnis, dan organisasi secara keseluruhan akan memastikan bahwa penipuan dapat dikurangi hingga tingkat yang dimungkinkan.

B.     Persepsi Deteksi

Hal yang dapat dilakukan oleh setiap entitas untuk meminimalkan tindak kecurangan adalah menemukan cara yang menguntungkan biaya untuk meningkatkan persepsi deteksi. Beberapa cara untuk meningkatkan persepsi deteksi meliputi:

1.      Pengawasan

Seseorang harus memastikan untuk memantau pengawasan sedemikian rupa sehingga orang akan percaya bahwa akticitas yang mencurigakan sedamg ditindaklanjuti. Karyawan tidak etis akan menguji efektivitas pengawasan untuk melihat apakah itu benar-benar dipantau dan digunakan oleh seseorang untuk benar-benar menindak lanjuti kecurigaan.

2.      Tips Anonim

Jika karyawan tahu ada sistem tips anonim dan siapa saja melihat sesuatu yang mencurigakan, maka ia mulai berfungsi sebagai pencegahan. Praktik terbaik untuk program tips anonim mencakup keterlibatan manajemen yang tepat, penanganan keluhan secara independen oleh pihak ketiga, dan menggunakan beberapa metode komunikasi.

3.      Audit Mendadak

Audit internal adalah metode deteksi dengan peringkat tertinggi. Namun audit mendadak jauh lebih efektif untuk dilakukan. Audit ini tidak hanya dapat melayani tujuan serupa dalam mendeteksi kecurangan, tetapi juga tidak dapat dideteksi. Penipu tidak tahu kapan auditor fraud akan muncul, sehingga mereka tidak dapat mempersiapkan untuk menipu auditor.

4.      Penuntutan

Manfaat besar dapat diperoleh dengan menuntut penipu sampai ke ranah hukum. Memang benar bahwa ada beberapa risiko dalam pengadilan publik dan mungkin tuntutan tersebut gagal. Tetapi sisi positifnya bukan hanya mendapatkan keadilan, namun mempertahankan tingkat deteksi persepsi yang efektif.

5.      Penegakan Kebijakan Etika dan Penipuan

Suatu perusahaan harus menentukan sebelumnya apa yang akan dilakukannya jika kecurangan terjadi dan hukuman apa yang akan dijatuhkan. Kemudian perlu dipastikan untuk memantau dan menindaklanjuti hukuman tersebut. Sulit untuk membuat keputusan semacam ini setelah penipuan terjadi dan emosi dapat menghambat keputusan terbaik.

6.      Tangkap Aku Jika Bisa!

Anehnya, mungkin persepsi terbesar dari ukuran pendeteksian adalah menangkap penipu, mengadilinya, dan mempublikasikan apa yang telah dilakukan. Memberi imbalan kepada karyawan yang berkontribusi untuk mendeteksi kecurangan berkontribusi pada budaya anti kecurangan.

C.    Pendekatan Klasik

Pendekatan klasik sangat membantu dalam mengembangkan program pencegahan dan pengendalian penipuan yang efektif. Pendekatan klasik teridri dari:

1.      Pendekatan Direktif

Pendekatan direktif bersifat konfrontatif. Contoh pendekatan ini seperti ‘‘Jangan mencuri. Jika kau melakukannya kami menangkap dan memecatmu!”. Ketika perusahaan melakukan sedikit usaha pencegahan tindak kecurangan, mungkin pendekatan ini dapat digunakan. Jika kecurangan terjadi manajemen mungkin akan memecat karyawan tersebut dan mungkin tidak akan menuntut pelaku.

2.      Pendekatan Pencegahan

Dalam pendekatan pencegahan, pelaku kecurangan diperiksa dengan berbagai cara. Kontrol internal dapat digunakan dalam pendekatan pencegahan. Kontrol internal itu adalah pemisahan tugas untuk mengurangi risiko penipuan.

3.      Pendekatan Detektif

Manajemen menetapkan kontrol akuntansi dan fungsi audit internal untuk memantau potensi kecurangan. Fungsi audit internal secara berkala memverifikasi keabsahan transaksi dan menegaskan keberadaan aset.

4.      Pendekatan Observasi

Pendekatan observasi bergantung pada pengamatan fisik aset dan karyawan. Manajemen memantau perilaku karyawan  untuk mendeteksi aktivitas yang mencurigakan. Tingkat persediaan barang-barang berharga dan portabel juga dimonitor secara langsung atau dengan cara lain.

5.      Pendekatan Investigatif

Berdasarkan hasil investigasi, pendekatan investigasi menindaklanjuti ketidaksesuaian. Misalnya, entitas akan menindaklanjuti dugaan pencurian. Untuk hal yang tidak menguntungkan, atau menguntungkan perusahaan entitas akan menindaklanjuti untuk menentukan sifat dan tingkat kerugian dan siapa pelakunya.

6.      Pendekatan Asuransi

Pendekatan ini tergantung pada cakupan asuransi yang memadai untuk menutupi kerugian yang mungkin terjadi karena penipuan.

D.    Tindakan Pencegahan Lainnya

Perusahaan harus mempertimbangkan langkah-langkah pencegahan lainnya yang tepat yang akan membuat karyawan ini bertanggung jawab untuk menangani aset berharga. Langkah tersebut antara lain:

1.      Pemeriksaan Latar Belakang

Salah satu langkah pencegahan yang berpotensi efektif adalah menggunakan pemeriksaan latar belakang untuk karyawan. Pemeriksaan latar belakang bisa mengungkapkan catatan kriminal dan/atau utang tinggi. Salah satu pengungkapan tersebut bisa menjadi pembenaran untuk tidak mempekerjakan orang tersebut.

2.      Audit Reguler

Auditor datang secara teratur merupakan langkah pencegahan. Jika auditor menggunakan beberapa alat audit yang efektif dan teknik untuk mendeteksi kecurangan, langkah pencegahan akan jauh lebih efektif. Kunci untuk efektivitas audit kecurangan adalah untuk mengidentifikasi, meninjau, dan menganalisis anomali.

3.      Kontrol Internal

Kegiatan pengendalian khusus dapat membatasi kesempatan untuk melakukan penipuan dan lebih mudah diamati. Lingkungan pengendalian khususnya aktivitas pengendalian antipenipuan, dapat bertindak sebagai tindakan pencegahan preventif. Secara historis, kelemahan paling umum berkaitan dengan kecurangan dalam aktivitas kontrol adalah pemisahan tugas yang tidak memadai dan tidak terpantau. Kontrol internal terdiri dari:

a.       Prosedur otorisasi yang tepat

b.      Dokumentasi yang memadai, catatan, dan jejak audit

c.       Kontrol fisik atas aset dan catatan

d.      Pemeriksaan independen atas kinerja

e.       Pemantauan kontrol

4.      Pengabaian

Auditor fraud menciptakan lingkungan yang harus bebas dari penipuan. Karena karyawan akan sangat berhati-hati untuk tidak melakukan kecurangan selama waktu tersebut, pengabaian berfungsi sebagai tolok ukur dari apa yang seharusnya diperoleh oleh entitas dalam pendapatan. Dengan menganalisis pendapatan, auditor dapat menentukan apakah kecurangan terjadi secara teratur di luar masa pengabaian.

E.     Siklus Akuntansi

Mempertimbangkan beberapa karakteristik umum penipuan di bidang ini adalah cara untuk mengembangkan langkah-langkah pencegahan yang efektif. Berikut ini beberapa contoh untuk mengilustrasikan langkah-langkah pencegahan.

1.      Generalisasi

Pertama, harus dicatat bagaimana transaksi dan siklus akuntansi secara spesifik. Hal ini dapat disebabkan oleh industri, strategi, ukuran, budaya, struktur organisasi, struktur modal, dan berbagai faktor lainnya. Fakta penting yang bisa diambil dari ini adalah bahwa untuk mencegah atau mendeteksi kecurangan, orang harus memahami proses yang mendasari dan lingkungan situasional.

2.      Siklus Penjualan

Bagi seseorang yang menjalankan skema dalam jangka waktu yang panjang, dia tidak dapat mengambil lebih dari satu hari atau lebih pada waktu libur kerja. Dua kemungkinan langkah pencegahan adalah: (1) rotasi paksa tugas dan (2) cuti paksa. Pemisahan tugas dapat membantu mencegah tindak kecurangan seperti pencabutan dan penghapusan skema.

3.      Siklus Pembelian

Persentase tertinggi kecurangan berkisar pada pengeluaran palsu. Banyak skema penipuan dapat dihalangi oleh pemisahan tugas, seringkali merupakan langkah otorisasi independen yang sederhana. Ukuran ini harus membantu mencegah gangguan pemeriksaan, kesalahan palsu, dan pengembalian uang palsu, misalnya. Transaksi dengan pihak terkait, baik dalam pengendalian pencegahan dan deteksi, harus diteliti dengan hati-hati.

4.      Siklus Penggajian

Skema umum yang perlu dipertimbangkan termasuk karyawan yang tak tampak. Pihak independen dapat digunakan untuk menambahkan karyawan ke file penggajian resmi. Metode pencegahan lain adalah mengecek silang penggajian terhadap catatan sumber daya manusia (SDM) secara berkala. Seorang karyawan tak tampak ini ada di daftar gaji tetapi bukan dalam data SDM. Rotasi paksa tugas dan cuti merupakan langkah pencegahan yang baik. Poin penting lainnya adalah perhatian kepada orang-orang yang terkait dengan organisasi. Proses perekrutan yang menyeluruh dapat menjadi teknik pencegahan kecurangan yang efektif.