Chapter 10: Fraud and the Accounting Information System (Tindak Kecurangan dan Sistem Informasi Akuntansi)

Nama  : Agustin Pratiwi Ayu Putri

NIM    : C1C015099

CHAPTER 10

FRAUD AND THE ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

TINDAK KECURANGAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sumber buku: Fraud Accounting and Forensic Accounting (Fourth Edition) oleh Tommie W. Singleton dan Aaron J. Singleton

A.    Konsep Akuntansi

Akuntansi diklasifikasikan oleh beberapa proses yang biasa kita sebut dengan siklus akuntansi. Siklus itu antara lain:

1.      Siklus Pendapatan dan Penerimaan

Siklus ini mencakup semua sistem yang mencatat penjualan barang/jasa, dan penerimaan uang. Siklus ini terinci dalam faktur penjualan tercantum dalam jurnal penjualan. Perusahaan mencatat pembayaran pada slip setoran dan dicantumkan dalam jurnal penerimaan kas. Bagi pelanggan yang membeli kredit, transaksi dicatat dalam jurnal akun piutang. Sistem penjualan, tanda terima, dan piutang merupakan siklus pendapatan dari setiap perusahaan. Dokumen utama adalah faktur penjualan dan slip setoran.

2.      Siklus Pembelian dan Utang

Siklus pembelian dan utang mencakup semua sistem yang mencatat perolehan barang dan jasa sebagai imbalan pembayaran atau janji untuk membayar. Berbagai jenis pengeluaran terjadi ketika perusahaan memproduksi barang yang akan dijual. Pembelian dilakukan dari banyak pemasok yang berbeda. Bukti transaksi siklus ini adalah faktur pemasok dengan mencantumkan rincian tertentu.

3.      Jurnal Umum dan Laporan Keuangan

Transaksi yang tercantum dari jurnal dimasukkan ke dalam buku besar. Buku besar berfungsi sebagai set lengkap laporan keuangan untuk pelaporan keuangan. Namun, banyak laporan keuangan yang mengambil data dari buku besar dan memasukkan transaksi tambahan dalam spreadsheet atau metode lain di luar sistem.  Meskipun cara ini sah, entri semacam ini berpotensi melewati beberapa langkah dalam proses akuntansi. Entri ke buku besar menyajikan risiko penipuan yang signifikan. Tindakan kecurangan pada laporan keuangan sering menggunakan entri jurnal baik untuk menciptakan pendapatan atau aset fiktif atau untuk menutupi penipuan. Dari perspektif audit fraud, pemeriksaan entri jurnal dapat menjadi teknik yang efektif untuk mendeteksi tindak kecurangan.

4.      Cash Path dan Rekonsiliasi

Penyalahgunaan aset  dengan kecurangan selalu dikaitkan dengan uang masuk atau keluar. Posisi yang dimiliki karyawan sepanjang uang masuk dan keluar merupakan titik kontrol untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan. Perusahaan harus terus mempertimbangkan jika ada kontrol yang memadai atas uang tunai.

Rekonsiliasi merupakan perbandingan dari dua sumber data yang berbeda. Rekonsiliasi terjadi di banyak tempat dalam sistem informasi akuntansi. Rekonsiliasi yang paling terkait dengan kecurangan adalah rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank merupakan fungsi manajemen penting yang dapat mengawasi, karena kerutangan biasanya melibatkan transaksi moneter.  Transaksi inilah yang selalu meninggalkan jejak dalam sistem akuntansi.

B.     Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas adalah merupakan pemisahan antara kepentingan yang bertentangan dengan proses. Siklus akuntansimenunjukkan di mana pemisahan tugas harus dilakukan. Ketika tidak mungkin atau layak, kontrol dan pengawasan diperlukan untuk mengurangi risiko penipuan.

C.    Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat tiga elemen dasar dalam sistem informasi akuntansi yang otomatis dibandingkan dengan manual:

1.      Personil kunci: manajemen, keamanan, manajemen basis data, dan kontrol perubahan.

2.      Hardware: peralatan fisik yang mencakup unit pemrosesan dan komunikasi.

3.      Software: program atau instruksi yang memungkinkan komputer untuk melakukan fungsi bisnis.

Unsur-unsur ini melebihi sistem akuntansi konvensional. Perbedaan utama adalah lebih sedikit personil yang terhubung langsung dengan penggunaan data aktual dalam sistem komputer. Auditor dan akuntan harus memahami teknologi, proses, dan kontrol untuk mencegah, mendeteksi, dan menyelidiki kecurangan. Banyaknya pengguna yang memiliki akses data melalui aplikasi, proses untuk memberikan akses pengguna ke perangkat lunak cukup penting. Jadi harus ada pemberian wewenang kepada orang tersebut untuk memiliki hak atau izin tertentu dalam aplikasi.

D.    Personil Kunci

Sebagian besar perusahaan memiliki departemen teknologi informasi (TI) yang melayani seluruh perusahaan. Departemen TI mengembangkan, memelihara, dan mendukung sistem dan data untuk sisa organisasi terutama pengguna akhir dan pemilik bisnis. Bagian ini secara singkat menjelaskan pekerjaan di departemen TI.

1.      Pengelolaan

Sistem dan manajemen bisnis atas sistem akuntansi penting dalam mengatasi kecurangan karena dua alasan yaitu pentingnya budaya yang diciptakan manajemen dalam perusahaan tidak dapat diremehkan dan manajemen mengendalikan apa yang terjadi di dalam departemennya dan mengganti kontrol yang ada.

2.      Keamanan

Keamanan jaringan, sistem, aplikasi, dan data dilaksanakan oleh personel keamanan. Selain mengelola akses fisik, mereka mengelola akses pengguna ke sistem. Pada infrastruktur sistem informasi memiliki risiko tinggi. Menjaga akses pengguna secara up to date sangat penting untuk mengghindari tindak kecurangan.

3.      Administrator

Istilah administrator secara sederhana adalah seseorang yang mengawasi, atau mengatur beberapa jenis sistem atau data seperti jaringan, sistem operasi, aplikasi, atau basis data. Administrator memiliki akses yang besar sehingga dapat memanipulasi sistem di dalam domain sesuka mereka. Akses administrator harus diimbangi dengan pemantauan melalui teknologi dan sistem output.

4.      Perubahan Kontrol

Departemen perubahan kontrol memberikan jaminan kualitas atas proses perubahan program, database, pengaturan, dan komponen infrastruktur. Perubahan kontrol sangat penting karena perubahan program mempengaruhi bagaimana aplikasi memanipulasi data. Kontrol perubahan harus memastikan bahwa:

a.       Permintaan perubahan disetujui dan valid.

b.      Pengujian dilakukan dan didokumentasikan.

c.       Perubahan dilakkukan oleh orang yang tepat.

5.      Pengguna Akhir dan Pemilik Bisnis

Pengguna akhir memasukkan semua data untuk diproses komputer. Data dalam konteks akuntansi biasanya diklasifikasikan sebagai diproses secara batch atau secara real time. Proses secara batch, yaitu data terakumulasi dan berasimilasi ke dalam kelompok selama periode waktu ketika transaksi terjadi. Ketika pengguna mengirim perintah, data dikirim untuk diproses. Sedangkan proses real-time, sederhananya, memproses data secara real-time. Sementara pemilik bisnis mengacu pada karyawan yang bertanggung jawab atas sistem. Penunjukan biasanya dibuat secara departemen. Pemilik bisnis sangat membantu dalam memahami fungsi spesifik dari proses bisnis.

6.      Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah kumpulan pengetahuan yang mengarah pada keberhasilan penerapan komponen sistem TI yang baru atau direvisi untuk bisnis. Bagian ini rentan terhadap kegagalan fungsi, tenggat waktu, dan biaya yang mengakibatkan sebagian besar proyek gagal. Risiko ini merupakan salah satu alasan mengapa manajemen proyek penting bagi organisasi dan penting dalam audit kecurangan.

E.     Hardware

Peralatan komputer mungkin online atau offline. Sistem online memungkinkan operator untuk mengakses dan memanipulasi informasi di komputer, mengubah database dan menerima informasi dari komputer dengan segera. Sebaliknya, sistem offline melibatkan langkah menengah dari sebelum proses berlangsung. Umumnya, perangkat keras komputer meliputi:

1.      Data Preparation Equipment

Peralatan ini digunakan untuk mengkonversi data ke dalam format yang dapat dibaca mesin. Data hampir selalu dimasukkan langsung ke sistem melalui komputer online, tetapi sistem offline masih ditemukan dan mengakibatkan risiko.

2.      Perangkat Input

Perangkat input menunjukkan data yang sedang dimasukkan, instruksi tampilan, dan format untuk memasukkan. Software komputer tersedia yang akan menanggapi berbagai perintah suara sebagai input.

3.      Control Processing Unit

CPU  berisi serangkaian program operasi dan penerjemah yang mengubah data menjadi biner. CPU menyimpan instruksi dan data yang diprogram; membaca, menulis, dan memindahkan data dan instruksi; menafsirkan dan melakukan tugas yang diprogram; dan menyinkronkan semua kegiatan ini.

4.      Perangkat Output

Teknologi output serta perangkat input terus ditingkatkan, karena perangkat ini merupakan antarmuka antara manusia dan komputer. Perhatikan bahwa perangkat output tidak mengedit data dan oleh karena itu tidak relevan dengan audit kecurangan.

5.      Perangkat Komunikasi

Sejumlah perangkat komunikasi ada di infrastruktur sistem organisasi yang khas. Ada kemungkinan lebih banyak perangkat portabel yang mempengaruhi meningkatnya tindak kecurangan.

F.     Software

Software dibagi menjadi dua: operasi dan aplikasi. Perangkat lunak sistem operasi terdiri dari program yang membuat komputer berjalan seotomatis mungkin. Perangkat lunak aplikasi terdiri dari program komputer yang menggunakan komputer sesuai kebutuhan pengguna dengan melakukan tugas organisasi yang diinginkan pengguna. Urutan instruksi empat langkah normal dalam program aplikasi adalah:

1.      Membaca informasi yang dimasukkan.

2.      Memprosesnya.

3.      Perbarui file yang ada di memori komputer dengan informasi baru.

4.      Output informasi baru dengan menampilkan, mencetak, atau menyimpannya (atau ketiganya).

G.    Bentuk Baru Media

Kecenderungan bentuk-bentuk media baru telah mengarah pada portabilitas. Media ini menghadirkan keuntungan, terutama dalam jumlah informasi disimpan. Tapi juga terdapat peluang baru untuk tindak kecurangan. Auditor forensik dan akuntan forensik, harus sadar, tahu, dan memahami cara menanganinya.

Sampai saat ini, penipu cenderung kurang rajin melakukan penipuan melalui e-mail. Dengan dunia bisnis yang terhubung erat dengan komunikasi, e-mail tidak diragukan akan menjadi aspek penting dari audit fraud.

H.    Konsep Jejak Audit

Siklus akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menggambarkan proses-proses yang khas di atas transaksi bisnis. Apakah sistem manual atau otomatis sudah ada, terdapat jejak ketika transaksi terjadi. Auditor keuangan sering merujuknya sebagai jejak audit. Bukti tunggal terkait dengan bukti lain dan membentuk jalur transaksi yang telah terjadi. Elemen-elemen tertentu menghubungkan beberapa dokumen tersebut dan melibatkan tindakan tertentu. Dalam audit kecurangan, jumlah, persetujuan, dan rincian transaksional lainnya yang ditemukan dalam jejak audit sangat penting untuk mengungkapkan bukti substansial yang mampu mengakhiri penyelidikan. Meskipun sistem komputerisasi tidak meninggalkan jejak fisik bukti, konsep jejak audit masih berlaku sampai saat ini.